紙の書類をデジタル化したら手間が増えてたまらないよって話

久しぶりにスマホで記事を書いています。ブログをはじめた頃はスマホでばかり書いていましたが、最近はパソコン（Chromebook）ばかりです。やはり文章を書くにはキーボードが快適です。

ただ、今は新生児もいて通勤電車の中くらいしか書く暇がないのでスマホでポチポチというわけです。

ここのところブログの更新頻度も落ちていて、書く記事も子どもの話ばかりだったので、たまには違うテーマで書いてみようと思います。

新型コロナウイルス感染症の対策としてリモートワークが注目され、それまで紙の書類でやり取りされていたものがデジタル化されることが増えたようです。さらにちょっと前に河野太郎大臣が各省庁に「書類のハンコを無くせ」と指示をして話題になりました。

パソコンというものが広くオフィスに普及したのは20年〜30年くらい前でしょうか。それから少しずつ業務のシステム化は進んできたのでしょうが、ここに来てそれが一気に加速しているのを感じます。

僕の勤めている会社でも、昨年くらいから100億超えの予算で社内システムを一新するプロジェクトが進んでいたのですが、今年の情勢を受けてさらに加速しています。これまで紙の文書で上司の決済を貰っていたようなものがどんどんシステム化、デジタル化されているんですね。

で、パソコンでできるようになったら効率化するのかというと、然にあらず、なんだか手間が増えてしまったのですよね。

社内で決済を受ける文書といっても様々なものがあります。新しいプロジェクト立ち上げや業務の方針を決める稟議といった大きなものから、日常の業務の細々したもの、協力業者さんへの発注や支払い、さらに備品や文具の購入、有給休暇の申請といろいろです。

これまでは紙の書類を作ったらとにかく確認してほしい人、決済権のある人のデスクの決済箱に放り込んでおけばOKでした。チェックする方、決済する方も自分の箱を見れば書類の種類を問わず、決済待ちのものがあるかが一発でわかりました。

決済を急ぐ書類は手渡しするか、相手が席にいなければメモでもつけてデスクの目立つところに置いておけば最速で処理してもらえました。

ところがです。システム化されるとそうはいきません。

まずパソコンを立ち上げてログインし、各システムを開かないとなんの申請が回って来ているかわからないわけです。システムも1つならいいのでしょうが、会計、人事、専門的な業務の情報などを1つのシステムで扱えるわけもなく、複数のシステムをチェックしなければなりません。

弊社では本人確認、権限の確認のためパソコンを起動するときも各システムを使用するときも静紋による認証が必要で、IDの入力と静紋の読取りで、各ログインに少なくとも10秒は必要です。さらにパソコンの起動時間、システムを開く時間も考えると、自分のところに決済の依頼が回ってきていないかを確認するだけで5分くらいかかることもあります。

これまでは横目でチラッと見れば済んでいた作業に5分もかかったらこれはめんどうです。　

より問題なのはチラッと見れば済んでいた頃は意識しなくても常にどのくらい溜まっているかわかっていたものが、意識してチェックしにいかないとわからなくなったことです。

決済待ちの時間が長くなってしまったり、珍しい業務の決済だと決済待になっているのに気が付かない人がいるんですよね。

細かい書類なんかだと当日決済が原則のものもあって結局担当者や上司に連絡して催促するなんてことになるのです。

まぁ、システム化されたおかげで過去のデータを検索したりとか、定形業務の書類の作成なんかは楽になった面もあるのですが、逆に手間がかかることも増えてしまって、なんだかなぁという感じです。